自一月底起，企业对「在家工作」一词一定不会陌生。相信如此大规模的遥距办公安排，对大多数本地企业而言，实属首次。可惜，不少僱主仍对在家工作存有忧虑，或因爲灵活办公的概念未被所有企业接纳，心底裏已经认定「不可行」。IWG研究报告指，五成半亚太区受访者表示，推行灵活办公的最大阻碍源自欠缺弹性的企业文化，而高层的思维往往最直接影响一家公司的文化。
员工纵然普遍欢迎遥距办公，但原来执行起来亦遇到不少挑战。同一报告指出，来自家庭成员的滋扰是一般人在家工作要面对的最大难题。每五个亚太区受访者中，便有三个会因爲家庭成员的骚扰导致工作分心。亦有四成八及四成五人会分别因爲设备不足或缺乏稳定网络等理由受阻碍。
虽然看似障碍重重，但当遥距办公势在必行，上司及下属该如何协调以达致最大成效呢？
1. 调整心态 建立信任
公司团队间的互信在平常办公环境已甚爲重要，于在家工作安排下更爲关键。遥距工作令上司无法无时无刻监察团队的工作，但这并不代表员工就会偷懒。我们既然会让员工知道业务计划、新产品设计等机密资料，为何却不信任他们在视线範围外也会把工作做好呢？
再深一层，弹性工作概念的重点其实并非计算工作时数，而是着重成果。员工虽未必每天九至六在线，但如能保持工作质量与效率，代表他的表现与工作八小时无异。
另一方面，员工亦应主动汇报进度，让上司了解工作计划，或因设备限制而造成的潜在问题，透过建立信任及沟通，争取更合适的弹性工作安排。
2. 定期开会 保持沟通
不知道大家有没有这项经验—与素未谋面的人以电邮沟通时觉得这人态度不好，谁知通电时他却谦逊有礼，原来一场误会。单靠文字沟通时，我们没法了解说话者的语气和语调，并非最有效的交流。再者员工在家工作越久，亦容易与同事疏远，觉得只有自己孤身作战。其实无论是工作以内的讨论或是日常社交闲谈，团队都可多利用即时软件进行视像或电话会议，保持与同事的联繫，提升工作士气。
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3. 跟员工约法三章
长远而言，公司宜制定一份内部指引，让上司和下属明白自己在弹性工作中的权利及责任。指引可列明公司所提供的弹性工作种类、申请途径、技术支援等。唯世上没有一套放之四海皆準的守则，不同行业有自己的作业模式，就算同一公司内两个部门面对的情况也不尽相同。管理层及人事部应向各阶层员工了解需要，以制订合适指引。
4. 划分专用工作区域
在家办公移除了工作地点的环境界限，在作息与工作地点长期重叠下，有可能引起各种科技疲劳（tech fatigue）症状。员工宜在家中划出专用的工作区（例如书房或客厅一处），在非工作的时间离开， 为自己创造更明确的上下班时间。除此以外，有特定工作区域还可帮助子女明白自己正在上班，令在家工作的父母更专注。
企业与其倒数距离工作如常的日子，不如借此机会积极尝试并完善弹性工作安排。毕竟，IWG最新数据显示亚太区有八成二人会因公司未有提供灵活办公而拒绝受聘。让员工灵活办公已是另一种形式的必需了。
撰文 : 叶秀兰 IWG香港区总监
栏名 : Smart World
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