【Home Office】企业运作云端化　有利应对突发事件

在过去数月，我们见证了不少令人痛心的事情，如澳洲和纽西兰自然灾害、香港的社会动荡，直到现在席捲全球的新型冠状病毒。这一系列突发事情都是一个警号，提醒企业需要利用科技增强业务的稳定性，减低营运中断的风险。

近期种种事件令工作模式受到挑战，同时为企业推动业务和办公文化转型提供一大诱因。将业务建构于一个强大的数码化云端平台，员工便可以无惧外在环境影响，在遇上突发事情时在家中工作。这不仅有助提高生产力及节省成本，更是企业持续发展计划的重要一环。线上协作工具可以无缝收集财务及其他业务数据，让员工可以随时随地在任何装置上查阅与工作相关的事情。

4个将云端化拨入业务持续发展计划的好处

实时无缝的连接：使用云端工具让企业决策人及他们的顾问实时获取到公司的数据。利用云端作为基础，可以无缝连接至其他应用程式及工具。当加入了银行概要功能，企业决策人便能将他们的银行户口连接云会计平台，掌握实时财务数据。因此，员工只连接互联网，便可以随时随地工作而不受外在因素打扰。

可随意扩展及具灵活性：云方案的用家可以付费购买自己需要的储存用量。企业可以按功能、用户的数目、需要储存的数据量而选用软件方案，并因应业务发展增加或删减功能。谨慎控制支出能让中小企在经济不明朗的时期站稳阵脚。

具内置应用程式的云端会计平台能够简化及集合会计、支薪、开销、库存及其他相关的商务功能到单一平台。这消除了会引致程式间沟通受到阻碍、令到宏观性减低并造成管理问题的信息孤岛(Silo)问题，同时减低因突发事情而引起员工缺席的情况出现。

另外，云端平台不断加入多种功能，让用家可以随时随地工作。会计师及会计文员以往一直靠人手工作存取数据，但现在能透过手机扫瞄单据、发票或文件，不用再由客户的办公室搜索实体文件。

不断改进的数据安全：云供应商如Amazon Web Services (AWS)採用複杂的安全控制，以保障储存在数据中心的客户数据，反映出财务数据能安全储存在云端，而不再存于容易被人篡改、丢失或盗用的实体书册或USB硬盘。无论员工身处何地，企业决策人可以限制用家存取公司资料的权限，亦可以追蹤曾阅览数据的用家，令企业整体更具透明度。

吸引及保留人才：人才稀少，员工待遇已不限于薪酬的厚薄。企业提供无形的利益，如文化或福利，更能有效吸引现代社会的人才。

年轻一代重视弹性工作时间，及希望有更多机会发展事业。加上持续的社会不稳，让员工可以自行选择舒适的工作方式，以云技术在家工作，能提升企业的吸引力。

撰文 : Xero亚洲区域总裁 Kevin Fitzgerald

栏名 : Smart World